Quest’oggi un blog post un po’ più tecnico per immergerci nel mondo della fatturazione elettronica e conoscere i servizi digitali che sono disponibili per le piccole e medie imprese.
Col nuovo anno, è entrato in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica per i privati titolari di partita iva residenti in Italia. L’emissione di e-fatture è rivolto a soggetti con partita iva nell’ambito del B2B sia per i consumatori finali (B2C), come previsto dalla Legge di Bilancio 2018, il decreto fiscale 119/2018. Ma non è relegato al solo ambito privato ma anche della pubblica amministrazione come previsto dal DM n. 55/2013.
Cos’è la fattura elettronica o e-fattura?
La fattura elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo ed i costi di stampa, spedizione e conservazione.
Occorre quindi che sia redatta utilizzando un pc, un tablet o un smartphone ed è trasmessa elettronicamente tramite il Sistema d’Interscambio (SDI), che è un “postino virtuale”, un sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate che controlla i dati ed i campi ai fini fiscali (partita iva o codice fiscale e PEC), consegna la fattura al destinatario e comunica l’avvenuta consegna con una ricevuta di recapito.
Quando il Sistema di Interscambio invia la ricevuta di consegna o ricevuta di impossibilità di consegna, la fattura si considera emessa e fa fede la data riportata nella fattura anche per la riscossione. Ma può anche verificarsi il caso di impossibilità di recapito o può essere scartata con annessa ricevuta di scarto, ed entro cinque giorni dalla trasmissione risulta non “emessa”, tuttavia è possibile la riemissione con la stessa numerazione. Il Sistema d’Interscambio rende comunque disponibile la fattura elettronica originale nell’area riservata. La data di ricezione coincide con la data di messa a disposizione.
La fattura elettronica deve rispettare i requisiti di formato richiesti per poter essere accettata dal Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate e deve essere firmata digitalmente da chi le effettua in modo da garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei contenuti del documento informatico.
Infatti la fattura elettronica è un documento informatico in formato digitale XML (eXtensible Markup Language) trasmesso e recapitato in modalità telematica grazie al SDI.
Chi è esentato dall’obbligo di fatturazione elettronica?
Sono esentati i titolari di partita IVA a “regime di vantaggio” e a “regime forfettario” che non sono obbligati ad emettere fattura elettronica ad eccezione per le prestazioni o cessioni verso la pubblica amministrazione e riceverne dai propri fornitori. Inoltre, il regime forfettario è stato modificato dalla Legge di bilancio 2019 rimodulando i requisiti di accesso al regime ed ha innalzato a 65mila euro la soglia di ricavi per rimanere nel regime indipendentemente dal codice ATECO (combinazione alfanumerica che identifica un’attività economica, necessaria per l’apertura di una nuova partita iva, segnalando all’Agenzia delle Entrate la tipologia dell’attività che si intende svolgere in base alla classificazione standard prevista, insieme alla Dichiarazione di Inizio Attività- DIA) di appartenenza. Inoltre per i soggetti minimi e forfettari non hanno neanche l’obbligo della conservazione dei documenti ricevuti.
Sono esonerati anche i piccoli produttori agricoli, gli operatori sanitari con partita iva che inviano dati al sistema tessere sanitarie, le associazioni sportive dilettantistiche, i consumatori finali.
Quanto tempo va conservata l’e-fattura?
La normativa sulla fatturazione elettronica prevede l’obbligo di conservazione elettronica per almeno dieci anni per le fatture trasmesse digitalmente e per gli esiti ricevuti dal Sistema di Interscambio.
La normativa prevede sanzioni?
Sono previste anche sanzioni se vengono commessi errori formali nell’emissione di e-fatture, ma sono sospese fino al 30 giugno o fino al 30 settembre in base alla liquidazione iva se è trimestrale o mensile. Quando il sistema sarà a pieno regime, la sanzione per chi non emette fattura elettronica sarà pari a una cifra compresa tra il 90 e il 180% dell’imposta dovuta.
Come le pmi possono adeguarsi?
Le piccole e medie imprese possono adeguarsi alla nuova normativa che porta al processo di digitalizzazione delle aziende, senza acquistare o scaricare software a pagamento, utilizzando gratuitamente il servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate o tramite CNS e SPID ed i servizi offerti dalle Camere di Commercio che permettono alle imprese la creazione, la gestione e la consultazione, anche tramite mobile, delle fatture, senza alcuna limitazione, usufruendo di un vero “cassetto digitale dell’imprenditore” grazie ad impresa.italia.it. Tale portale permette di accedere, gratuitamente, a tutte i dati ed i documenti relativi alla propria impresa, direttamente dal Registro delle Imprese, e dall’anagrafe ufficiale dell’economia italiana , visionare la visura, lo stato di pagamento del Diritto Annuale alla propria Camera di Commercio, consente inoltre di ricercare informazioni su start up, piccole e medie imprese innovative registrate al portale startup.registroimprese.it.
Le fatture visibili all’interno del cassetto digitale sono quelle gestite attraverso il portale fatturaelettronica.infocamere.it, che ne garantisce la conservazione a norma.
Attraverso la Carta la Carta Nazionale dei Servizi (CNS) oppure con lo SPID, il Sistema Pubblico d’Identità digitale avviene l’identificazione del titolare della pmi e il servizio permette di compilare il documento contabile, individuare il destinatario (PA o privato) e la firma digitale, inviare e conservare secondo la normativa prevista.
Ma vediamo di capire meglio questi acronimi ed il funzionamento di questi servizi offerti dalle Camere di Commercio.
Cos’è lo SPID?
Il Sistema Pubblico di Identità Digitale (SPID) è uno strumento digitale semplice, sicuro, veloce, utilizzabile da qualunque dispositivo, anche mobile, che consente ad un privato, al libero professionista, al titolare di una ditta individuale e alle aziende, di accedere attraverso un unico username e un’unica password ai servizi online delle Pubbliche Amministrazioni, come verifiche INPS, prenotazioni sanitarie, e può essere utilizzato anche per accedere al bonus docenti e bonus cultura per i diciottenni, e in futuro alle società private che eventualmente aderiranno tipo banche, gestori telefonici, assicurazioni.
SPID è un servizio gratuito, insieme alla Carta Nazionale dei Servizi, per tutti coloro che richiederanno le credenziali presso le Camere di Commercio oppure direttamente ad un Identity Provider accreditato dall’Agenzia per l’Italia Digitale.
Al momento della registrazione verrà richiesto di creare username e password a propria scelta, che rappresenteranno le credenziali di livello uno. Per accedere al livello due dello SPID occorre in una password temporanea (OTP) che Aruba fornisce gratuitamente attraverso l’app Aruba OTP.
Per la registrazione è obbligatorio un documento di identità, la tessera sanitaria se non in possesso di firma digitale o CNS con codice pin attivo, il cellulare ed un indirizzo mail per confermare le credenziali.
Se si possiede una firma digitale la procedura di richiesta delle credenziali SPID è ancora più veloce.
La modalità di riconoscimento può avvenire di persona presso uno degli uffici abilitati e completare la registrazione davanti a un operatore, attraverso la Carta d’Identità Elettronica (CIE) o una Carta Nazionale dei Servizi attiva (CNS) o una firma digitale, o attraverso un lettore di smart card da collegare al tuo computer.
Ci sono tre livelli di SPID. Il primo livello permette di accedere ai servizi online attraverso nome utente e password scelti dall’utente. Il secondo livello permette di accedere a servizi con un grado maggiore di sicurezza, oltre al nome utente e password, avviene la generazione di un codice temporaneo di accesso (one time password, OTP), fruibile attraverso uno smartphone. Il terzo livello prevede un più elevato grado di sicurezza con il certificato digitale erogato da dispositivi come smart card.
Cos’è la Carta Nazionale dei Servizi?
La CNS (disponibile in formato smart card o token usb) è un dispositivo informatico che contiene un “certificato digitale” per l’autentificazione di una persona e del legale rappresentante di un’impresa sul web.
La Carta Nazionale dei Servizi può essere richiesta e rilasciata dalla propria Camera di Commercio o da Enti Certificatori accreditati dall’Agenzia per l’Italia Digitale e permette di firmare digitalmente i documenti come bilanci, fatture, contratti, e di accedere in rete ai servizi della Pubblica Amministrazione, si può ad esempio visionare il proprio modello ISEE sul sito dell’Inps, verificare lo stato della propria posizione fiscale e scaricare il 730 precompilato sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
Inoltre, un legale rappresentante di un’impresa, può consultare gratuitamente i dati sulla propria azienda presenti nel Registro Imprese, come la visura e la scheda società, statuti, atti, bilanci, e può visionare lo stato delle pratiche, e la situazione del diritto annuale alle Camere di Commercio.
Cos’è la firma digitale?
La firma digitale è una firma elettronica qualificata che ha lo stesso valore legale della firma autografa e certifica l’autenticità, l’affidabilità e la validità legale dei documenti inviati online. Si basa su tecniche crittografiche che consente di associare la firma, considerata un numero binario, ad un documento informatico, altro insieme di bit, che rappresenta atti, informazioni, dati importanti dal punto di vista giuridico.
La firma digitale viene utilizzata anche assicurare la provenienza e l’integrità della fattura elettronica inviata alla pubblica amministrazione.
La firma digitale è disponibile attraverso una smart card (CNS) che per essere letta occorre un lettore collegato al computer, una chiavetta Usb dotate di un software interno per firmare i documenti in modo digitale, e di servizi remoti online che permettono di firmare i documenti anche da mobile, smartphone e tablet, mediante l’uso di chiavi temporanee generate da chiavette simili a quelle dell’home banking.
Inseriti i dati, verificata l’identità, effettuato il pagamento, il certificatore rilascia un pin identificativo generato mediante doppie chiavi, quella privata che rimane segreta e quella pubblica da fornire ai destinatari dei documenti accompagnati da firma digitale per la verifica dell’autenticità della firma. Infine, il Certificatore fornisce il kit per utilizzare la firma digitale e genererà e il certificato che contiene i dati del titolare della firma digitale. Ma occorre anche scaricare il software specifico per adoperare la firma digitale, come Dike e Firmacerta.
Con la firma remota è possibile invece firmare un documento dopo aver installato un’app gratuita su smartphone o tablet (DikeIC Mobile, disponibile sia in versione iOS che Android) da installare su cellulare o tablet oppure attraverso un software scaricabile sempre gratis (DikeIC).
Conclusioni
La fattura elettronica ed i servizi digitali per le piccole medie imprese come firma digitale, Carta dei Servizi, token usb, il cassetto digitale dell’imprenditore, contribuiscono alla digitalizzazione dei processi che divengono più semplici e controllati, a lavorare in modo sinergico con fornitori, clienti, a ridurre i costi, rendendo così l’azienda più smart, efficiente ed al passo coi tempi.
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GioDiT 